Политика за поверителност
Autonify — софтуер за счетоводство и съответствие Последна актуализация: 2 август 2026 г. · Версия 1.1
1. Кои сме ние
Autonify се управлява от ЕЙПЕКС СИСТЪМС ЕООД (APEX SYSTEMS EOOD), дружество, регистрирано в България под ЕИК 208560191, със седалище и адрес на управление ул. „Юрий Венелин“ № 4, вх. Б, ап. Офис 2, гр. Варна 9028, обл. Варна, България („Autonify“, „ние“, „нас“).
Ние сме администратор на лични данни за личните данни, описани в тази политика.
За всякакви въпроси относно тази политика или вашите данни, свържете се с нашето лице за контакт по защита на данните на dpo@autonify.bg.
2. Какво обхваща тази политика
Autonify помага на българските предприятия да автоматизират воденето на счетоводство, да категоризират фактури и транзакции и да се подготвят за данъчно и регулаторно съответствие. Тази политика обяснява какви лични данни обработваме, когато използвате Autonify, защо и какви права имате.
Тя обхваща, по-специално, данните, които получаваме, когато свържете вашата фирмена банкова сметка с Autonify, както и данните, които обработваме, когато включите иницииране на плащания от тази сметка.
3. Данни за банкова сметка (отворено банкиране)
3.1 Как работи връзката
Когато свързвате банкова сметка, вие се удостоверявате директно пред вашата банка, на собствения уебсайт или мобилно приложение на вашата банка. Autonify никога не вижда, не получава и не съхранява вашите идентификационни данни за онлайн банкиране, ПИН или еднократни кодове.
Достъпът до сметката се осигурява чрез „Айрис Солюшънс“ АД (Iris Solutions AD), лицензиран доставчик на услуги по предоставяне на информация за сметка (AISP), оправомощен съгласно PSD2 и под надзора на Българската народна банка. „Айрис Солюшънс“ се свързва с вашата банка от наше име, въз основа на вашето изрично съгласие, и предава получените данни на Autonify. „Айрис Солюшънс“ действа като наш обработващ лични данни за тази цел и отделно като регулиран AISP от свое собствено име.
Тази връзка е само за четене: по нея Autonify получава данни, но не подава платежни нареждания и не променя нищо във вашата сметка. Иницииране на плащания е отделна услуга по избор, изключена докато вие сами не я включите; какви данни включва тя и на какво основание се обработват, е описано в раздел 3а.
3.2 Какви банкови данни получаваме
| Категория | Примери |
|---|---|
| Данни за сметката | IBAN, име на сметката, вид на продукта, валута, име на титуляря на сметката |
| Салда | Текущи и осчетоводени салда |
| Транзакции | Дата, сума, валута, индикатор кредит/дебит, референция за плащане и текст на превода, статус на транзакцията |
| Информация за контрагенти | Имена и IBAN на страните, на които плащате и от които получавате плащания — това може да включва лични данни за трети лица |
Заявяваме достъп за периода, който вашата банка позволява (обикновено до 90–180 дни за едно съгласие), и можем да извлечем исторически транзакции отпреди до 24 месеца преди датата на свързване.
3.3 Правно основание
Обработваме данните за банкова сметка на основание на вашето изрично съгласие (чл. 6, § 1, буква а) от ОРЗД (GDPR)), дадено при оправомощаване на връзката пред вашата банка, и за изпълнение на нашия договор с вас (чл. 6, § 1, буква б) от ОРЗД (GDPR)).
Личните данни за контрагенти, които се появяват във вашите транзакции, се обработват на основание на нашия законен интерес и вашия за поддържане на точни счетоводни записи, както и за изпълнение на законоустановените счетоводни задължения, които се прилагат спрямо вас (чл. 6, § 1, буква в) и буква е) от ОРЗД (GDPR)).
3.4 Оттегляне на съгласие
Можете да прекъснете връзката с банкова сметка по всяко време от Настройки → Банкови връзки → Прекъсване на връзката. Незабавно отменяме съгласието за достъп пред вашата банка и спираме да извличаме нови данни.
Вече импортираните транзакции се запазват, тъй като те са част от вашите счетоводни записи и подлежат на законоустановен срок за съхранение (вижте §6). Можете да поискате тяхното изтриване, при спазване на тези задължения.
3а. Иницииране на плащания
Ако включите плащанията през банка (Общи условия, раздел 5а), Autonify подготвя платежни нареждания от данните във вашия акаунт и ги подава към вашата банка чрез лицензиран доставчик на услуги по иницииране на плащане (PISP). Разрешението давате вие, пред вашата банка, чрез задълбочено установяване на идентичността на клиента (SCA). Това обработване е отделно от достъпа за четене по раздел 3.
3а.1 Какви данни се обработват
| Категория | Примери |
|---|---|
| Данни за наредителя | IBAN и титуляр на сметката, от която се плаща |
| Данни за получателя | Име и IBAN на получателя — доставчик, НАП или служител, когато се изплащат заплати. Това са лични данни за трети лица |
| Данни за нареждането | Сума, валута, основание, дата, статус на плащането и идентификаторът, който банката или доставчикът връща |
| Данни за разрешението | Еднократният идентификатор на сесията за разрешаване (SCA) и обхватът на съгласието, което сте дали пред банката |
| Кой е наредил | Потребителят от вашия акаунт, инициирал плащането, или отбелязване, че то е извършено автоматично, с дата и час |
Не получаваме и не съхраняваме вашите идентификационни данни за банкиране. Разрешаването се извършва изцяло на системите на вашата банка. Autonify не държи ваши парични средства.
3а.2 Правно основание
- Подготвянето и подаването на платежното нареждане е изпълнение на нашия договор с вас (чл. 6, § 1, буква б) от ОРЗД (GDPR)). Отделно от ОРЗД, чл. 94, § 2 от Директива (ЕС) 2015/2366 (PSD2) изисква вашето изрично съгласие за обработването на данните, необходими за платежната услуга — то се дава при разрешаването на плащането пред вашата банка.
- Личните данни на получателите — включително имена и IBAN на служители при изплащане на заплати — се обработват за изпълнение на законоустановените задължения, които се прилагат спрямо вас, и въз основа на нашия и вашия законен интерес плащането да бъде извършено и документирано (чл. 6, § 1, буква в) и буква е) от ОРЗД (GDPR)).
- Запазването на записа за плащането след неговото изпълнение е за изпълнение на законово задължение за водене и съхранение на счетоводна информация (чл. 6, § 1, буква в) от ОРЗД (GDPR)).
3а.3 Изключване и оттегляне
Можете да изключите автоматичните плащания по всяко време от Настройки → Автопилот → Автоматични плащания, а съгласието, дадено пред банката — директно при нея. Изключването спира бъдещите нареждания. Записите за вече извършени плащания се запазват: те са част от вашите счетоводни записи и подлежат на законоустановен срок за съхранение (вижте §6).
4. Други данни, които обработваме
| Категория | Какво | Защо |
|---|---|---|
| Данни за акаунта | Име, имейл, хеш на паролата, данни за дружеството | За създаване и защита на вашия акаунт |
| Фактури и документи | Фактури и разписки, които качвате, и текст, извлечен от тях | За категоризиране на разходите и изготвяне на отчети. Разпознаването на текст в документи (OCR) се извършва локално на нашата собствена инфраструктура — вашите документи не се изпращат до никаква облачна OCR услуга на трета страна. |
| Данни от публични регистри | Информация за дружества от публичните български регистри | За идентифициране на контрагенти и проверка на данните за дружеството |
| Данни за употреба и технически данни | Данни от журнали (логове), IP адрес, информация за устройство/браузър | Сигурност, предотвратяване на измами и диагностициране на неизправности |
| Данни за фактуриране | Записи за абонамент и плащания | За фактуриране към вас и изпълнение на данъчни задължения |
4а. Автоматизирано обработване
Autonify обработва вашите документи автоматично: разчита сканирани фактури (OCR), класифицира приходи и разходи, съпоставя банкови транзакции с документи и подготвя проекти на декларации.
- Това не е автоматизирано вземане на решения по смисъла на чл. 22 от ОРЗД. Изброените по-горе резултати са предложения. Те нямат правно действие и не ви засягат съществено, докато вие не ги прегледате и потвърдите; винаги можете да ги промените или отхвърлите.
- Автоматичните плащания са изключение от горното и затова се уреждат отделно. Те не предлагат, а изпълняват. По тази причина са изключени по подразбиране, включват се единствено от вас и се извършват само в рамките на разрешението, което сте дали пред вашата банка — тя остава страната, която установява идентичността ви и изпълнява превода. Можете да ги спрете по всяко време от Настройки или да оттеглите съгласието пред банката (раздел 3а).
- Поправките ви остават във вашата фирма; речникът на доставчика - не. Когато коригирате класификация, запомняме поправката само за вашата фирма и записът се изтрива заедно с нея. Когато коригирате поле, разчетено от фактура на доставчик, може да научим и къде този доставчик отпечатва полето (например надписа пред номера на фактурата), за да бъде разчитано вярно за всеки клиент, който получава фактури от същия доставчик. Наученото е мястото на надписа - никога стойностите от вашия документ и нищо, което идентифицира вашата фирма.
- Обработката се извършва в Европейския съюз.
- Ако смятате, че автоматичен резултат е грешен, поправете го директно в приложението; пазим и първоначалния резултат, и вашата поправка.
5. С кого споделяме данни
| Получател | Роля | Цел |
|---|---|---|
| „Айрис Солюшънс“ АД (България) | Обработващ / лицензиран AISP | Банкова свързаност |
| „Айрис Солюшънс“ АД (България) | Обработващ / лицензиран доставчик на услуги по иницииране на плащане (PISP) | Подаване на платежни нареждания, когато сте включили плащанията. Доставчикът се посочва в приложението, преди да включите функцията |
| Вашата банка | Получател | Установява идентичността ви, приема разрешението и изпълнява превода |
| Zume Hosting (дата център в Амстердам, Нидерландия) | Обработващ | Хостинг на приложението и съхранение на данни |
| Stripe | Обработващ | Фактуриране на абонамент |
| Вашият счетоводител, ако го поканите | Получател | Само когато изрично предоставите достъп |
| Публични органи | Получател | Само когато това се изисква по закон |
Ние не продаваме вашите данни. Не използваме данните за вашите банкови транзакции, за да обучаваме модели за машинно самообучение за други клиенти, и не ги споделяме за целите на реклама или профилиране.
5.1 Международни трансфери
Вашите данни се съхраняват и обработват в рамките на Европейското икономическо пространство. Когато някой обработващ извършва дейност извън ЕИП, ние се основаваме на решение относно адекватното ниво на защита или на Стандартни договорни клаузи.
6. Колко дълго съхраняваме данните
| Данни | Срок на съхранение |
|---|---|
| Счетоводни записи (транзакции, фактури, отчети, документи в Сейфа) | Съхраняват се най-малко за законоустановения срок, изискван от българското счетоводно и данъчно законодателство — обикновено 10 години (Закон за счетоводството; ДОПК чл. 38). Сроковете са минимални и след изтичането им нищо не се изтрива автоматично: записите остават, докато Вие не поискате изтриването им (или не изтриете фирмата), и Ви уведомяваме, когато има записи след минималния срок |
| Необработени отговори от банковото API | 18 месеца от получаването им, за целите на равнение и одит, след което се заличават автоматично. Самата транзакция се запазва — заличава се само оригиналният отговор на банката |
| Съгласия за банков достъп и идентификатори на сесии | Изтриват се при прекъсване на връзката или изтичане на съгласието |
| Записи за инициирани плащания (получател, IBAN, сума, основание, статус) | Съхраняват се заедно със счетоводните записи, чието плащане доказват — по първия ред от тази таблица. Идентификаторът на сесията за разрешаване (SCA) е еднократен и се обезсилва веднага след приключване на плащането |
| Данни за акаунта | Докато абонаментът ви е активен. След прекратяване ги пазим само докато сме задължени да съхраняваме счетоводните записи, до които те дават достъп (първия ред от тази таблица). Можете да поискате изтриване по всяко време — тогава ограничаваме обработването до законово изискуемия минимум, вместо да заличаваме |
| Журнали на приложението (диагностика) | 14 дни |
| Одитна следа (кой какво е променил по вашите записи) | Съхранява се заедно със счетоводните записи, за които се отнася. Тя е защитена срещу изменение и заличаване на ниво база данни — това е доказателството, че записите не са подменяни, и затова не подлежи на по-кратък срок |
Законоустановените задължения за съхранение може да изискват от нас да пазим счетоводните записи дори след като поискате изтриване. Когато това е приложимо, ние ограничаваме обработването, вместо да изтриваме.
7. Вашите права
Съгласно ОРЗД (GDPR) имате право да:
- получите достъп до личните данни, които съхраняваме за вас;
- поискате коригиране на неточни данни;
- поискате изтриване на данни, когато не се прилага законоустановено задължение за съхранение;
- ограничите или възразите срещу обработването;
- получите вашите данни в преносим, машинночетим формат;
- оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга обработването, извършено преди оттеглянето.
За да упражните някое от тези права, свържете се с dpo@autonify.bg. Отговаряме в срок от един месец.
Имате също така право да подадете жалба до българския надзорен орган — Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) — cpdp.bg.
8. Сигурност
- Всички данни са криптирани при пренос (TLS) и в покой.
- Идентификаторите на банкови сесии са криптирани с ограничен достъп.
- Никога не съхраняваме вашите идентификационни данни за банкиране — удостоверяването се извършва изцяло на системите на вашата банка. Същото важи и за разрешаването на плащане.
- Autonify не държи ваши парични средства: те не преминават през наша сметка.
- Достъпът до производствените данни е ограничен до оправомощен персонал и се регистрира в журнал.
- Разпознаването на текст в документи се извършва на нашата собствена инфраструктура, а не на облачна услуга на трета страна.
9. Промени в тази политика
Ще ви уведомяваме за съществени промени по имейл и в приложението, преди те да влязат в сила.
10. Контакт
ЕЙПЕКС СИСТЪМС ЕООД (APEX SYSTEMS EOOD) ул. „Юрий Венелин“ № 4, вх. Б, ап. Офис 2, гр. Варна 9028, обл. Варна, България Лице за контакт по защита на данните: dpo@autonify.bg